É de conhecimento de todos que para um projeto se tornar bem-sucedido inúmeros fatores devem ser considerados. Desde a fase de concepção até a execução e a entrega final, diversos documentos devem ser criados, indicadores analisados, além de se realizar o constante monitoramento e controle dos principais objetivos.
Nesse sentido, o escopo de projeto aparece como fator fundamental para o sucesso de um empreendimento. Ele é responsável por determinar todo o trabalho que deve ser executado para a entrega do produto/serviço final.
Basicamente, quando se refere à gestão de projetos, fala-se de um gerenciamento de escopo. O gestor é a pessoa responsável por administrar todos os envolvidos a fim de alcançar o sucesso do projeto.
O processo de definição do escopo é uma das etapas mais importantes, sendo imprescindível para o projeto, como um todo. É preciso prestar bastante atenção, uma vez que mudanças de escopo são ações costumeiramente realizadas, impactando no andamento das atividades, no custo e em demais indicadores.
Você deve estar pensando: “Como posso definir o escopo de projeto?” Continue a leitura deste artigo e veja a resposta!
O que é gerenciamento do escopo do projeto?
A determinação de escopo é alvo, ou seja, é o que se almeja alcançar ao término de todo o trabalho desejado que foi inicialmente planejado. Assim, em sua utilização na gestão de projetos, surge o termo escopo do projeto, o qual é o planejamento documentado. Nele se insere todas as atividades que serão desenvolvidas, com uma indicação concisa das suas metas do projeto, prazos, gastos e os colaboradores que vão desempenhar cada obrigação.
Essa programação é feita por meio da coleta de informações junto às partes que tenham algum interesse no projeto, como:
- cliente;
- patrocinador;
- gerente do projeto.
Além disso, é esse escopo do projeto que conduz o gestor, simplificando suas tomadas de decisão e verificando as alterações que necessitam ser desenvolvidas no decorrer do percurso, como a precisão de inserir ou retirar certas obrigações.
Modificações inevitavelmente vão ocorrer, mas é fundamental que se faça o possível para que elas não aconteçam, visto que esse tipo de mudança pode criar maiores custos, como também demandar mais tempo. Sendo assim, percebe-se a importância do escopo do projeto como objetivo de alinhar todos os interessados em alcançar uma meta eficaz e coerente nos negócios.
Enfim, o gerenciamento de projetos busca destacar o escopo como ferramenta essencial para que o planejamento compreenda todas as tarefas precisas para o desenvolvimento do seu propósito, renunciando qualquer dado que não seja considerado importante.
Qual é a importância de fazer o escopo de projeto?
Saber como enfrentar as expectativas dos patrocinadores e stakeholders em seu projeto pode se tornar um encargo complicado para o gerente de projetos. Um escopo criado com uma estrutura sólida não somente é capaz de controlar os gastos diretos e indiretos e os prazos no projeto, mas também pode auxiliar na criação de expectativas de todos que fazem parte do projeto para um mesmo nível no decorrer do seu ciclo de vida.
Dessa forma, será possível evitar determinados problemas comuns na gestão de projetos, como:
- alcance de resultado diferente do que o cliente espera;
- requerimentos que alteram regularmente;
- transposição do orçamento firmado;
- requerimentos que necessitam ser repensados no decorrer do projeto;
- inclusão de esforço no projeto que não faça parte do escopo;
- perda dos prazos estabelecidos.
A gestão de escopo eficiente pode auxiliar, ainda, a evitar todo tipo de problema ao estabelecer e comunicar com exatidão o escopo do projeto para todos os envolvidos. Ele vai ajudar a discernir aquilo que faz parte ou não do projeto, além de controlar o esforço que é permitido ou não no decorrer de sua execução.
O escopo de projeto também vai organizar as questões de controle que serão utilizadas para lidar com componentes que resultem em alterações não previstas o ciclo de vida do projeto.
Como fazer o gerenciamento do escopo de projeto?
O gerenciamento de escopo do seu projeto vai precisar utilizar uma metodologia baseada na gestão do que está sendo usado em cada projeto.
Dessa forma, para atividades presumíveis, como algum projeto arquitetônico que envolva uma construção, o escopo do projeto será determinado inicialmente, no decorrer da fase de planejamento, e passará por poucas alterações. Algumas mudanças no escopo, então, precisam ser administradas progressivamente.
No entanto, para aqueles projetos pouco previsíveis, é preciso de uma adaptação. O desenvolvimento de um software, por exemplo, normalmente utiliza-se metodologias ágeis por causa da grande possibilidade de transformações no escopo do projeto.
O escopo geral do projeto precisa ser fracionado em uma série de requisitos fundamentais e atividades necessárias para a conclusão do projeto, e cada iteração exige um escopo único. Veja a seguir como promover o gerenciamento do escopo do projeto.
Conheça o Plano de Gerenciamento do Escopo
O primeiro procedimento para se definir corretamente um escopo se dá pelo Plano de Gerenciamento do Escopo (PGE), que é um documento onde se descreve como serão realizadas as principais etapas do escopo.
A sua definição, o desenvolvimento, o processo de monitoramento e controle e toda a análise e verificação do que foi definido são alguns dos pontos contemplados no Plano de gerenciamento.
O PGE deve ser um documento simples de ser entendido, sem contar com muitos termos técnicos e informações desnecessárias. Afinal, todos os stakeholders do projeto deverão estar alinhados e ter o completo conhecimento de todas as condutas e orientações definidas.
Atente para o termo de abertura
O termo de abertura é um documento criado para formalizar o início de um projeto. Com base nesse documento o gestor de projetos pode dar início à execução do empreendimento, com o consentimento de todas as partes interessadas.
Ele deve conter a aprovação do sponsor, a identificação do gerente de projetos e seu nível de autoridade, as principais necessidades de negócios, os requisitos para o qual o projeto será materializado e os principais objetivos do projeto.
Além disso, não se pode deixar de incluir o cronograma das atividades, as premissas e restrições que possam influenciar no andamento das atividades (organizacionais, externas e ambientais, por exemplo), o orçamento sumarizado e, em alguns casos, o retorno sobre o investimento (ROI).
Verifique a documentação dos requisitos
A documentação dos requisitos nada mais é do que a descrição de como cada um dos principais requisitos do projeto atende às necessidades do negócio. Para a sua elaboração, o gestor do projeto deve verificar quais são as necessidades essenciais do projeto e como elas serão atendidas.
É importante ressaltar que os requisitos devem estar diretamente relacionados com os marcos e prazos estabelecidos no escopo do projeto. Este deve ser detalhado conforme o andamento das atividades, da maneira mais clara possível, evitando problemas de interpretação.
Não se esqueça dos ativos de processos organizacionais
A última dica para a correta definição do escopo de projeto vem dos ativos de processos organizacionais. Esses ativos estão prontamente relacionados aos principais processos do negócio, visando contribuir para o sucesso do empreendimento.
Existem alguns ativos de fácil identificação como planos formais e informais, requisitos de comunicação, controles financeiros, procedimentos de qualidade e auditoria e alguns arquivos que contenham uma base de conhecimento fundamentada em projetos antigos e lições aprendidas.
Benefícios de fazer uma declaração de escopo do projeto
Confira agora alguns benefícios do escopo do projeto.
Evita erros
O escopo do projeto permite que você gerencie melhor o trabalho que será realizado no projeto e evita que erros sejam executados. Assim, falhas no setor de gerenciamento de escopo podem e vão provocar impactos em todas as outras áreas do projeto, visto que é ali que constarão os critérios relacionados às suas atividades.
Proporciona melhor visão aos stakeholders
O gerenciamento do escopo promove uma visão melhor dos stakeholders sobre o projeto. Com isso, os patrocinadores serão capazes de entender corretamente pelo que estão pagando, e podem cobrar corretamente por esse resultado.
O gerente de projetos, por exemplo, também sai em vantagem, uma vez que a gestão do escopo de projeto auxilia na administração das tarefas e impossibilita que ele seja cobrado por questões que não faziam parte do escopo.
Conduz a direção das atividades
O escopo de projeto é um documento uniformizado e compreensível. Ele assegura que todos os envolvidos estejam informados das principais questões do projeto, propiciando uma visão coletiva. Como todo o trabalho que será preciso estar inserido no escopo, fica mais complicado se perder em operações prescindíveis.
Além disso, existe uma série de processos no escopo que apresentam como meta garantir que o trabalho necessário ao projeto seja feito. No entanto, assim como traz vantagens, há riscos no momento de declarar o escopo do projeto, aos quais os responsáveis precisam estar atentos.
Por ser um processo difícil, pode ocorrer de certos critérios essenciais serem deixados de fora do escopo de projeto, o que acaba causando problemas em toda a produção. Veja a seguir alguns dos principais contratempos encontrados e erros que precisam ser evitados ao criar o escopo.
Indefinição das responsabilidades
Ao criar o escopo do projeto, torna-se complicado permitir que as responsabilidades fiquem em aberto. Quando não existe segurança sobre quem é responsável por cada ação, é possível que ocorra conflitos de interesse, queda na qualidade do produto e negligência.
Porém, assim que cada participante sabe exatamente quais são suas responsabilidades, é possível compreender quem responde por alguma contrariedade em determinado processo ou com quem dialogar se houver alguma modificação.
Manutenção da declaração direta
Como já foi citado, o escopo do projeto precisa conter somente o trabalho necessário. Então, é importante que o escopo não seja completado com processos desnecessários ou que se deslocam do objetivo do cliente. Caso for muito detalhado, a produção do produto pode durar mais do que o pretendido e os materiais ao seu serviço podem não ser o bastante.
Por fim, não podemos deixar de mencionar que o uso da tecnologia pode ser de grande valia. Já existe no mercado um ERP com soluções em nuvem, capaz de ajudar o seu projeto a alcançar os objetivos determinados.
Esse ERP é capaz de gerar maior flexibilidade para o empreendimento, aumentando a produtividade dos profissionais, garantindo a segurança dos documentos e gerando resultados com maior qualidade e eficácia. Vale a pena investir nesse tipo de tecnologia, principalmente em relação à definição do escopo de projeto.
E aí, gostou do nosso artigo? Aprendeu o que se deve considerar para a definição do escopo de projeto?
