Transformação DigitalAutomação de processos: guia completo para aplicar no seu negócio

abril 13, 20220

Muitas empresas estão em constante busca por aprimoramento e inovações que tragam melhores resultados para os negócios. Aprimorar e otimizar as etapas do fluxo de trabalho é papel indispensável para líderes e gestores. A tecnologia é forte aliada para melhorar os resultados dos negócios, e a automação de processos torna-se indispensável.

No entanto, a modernização nas empresas pode não ser tão simples como parece. Afinal, é preciso entender a relação que inovar tem com a utilização de tecnologias disponíveis. Mas uma coisa é certa: os benefícios gerados são diversos, custos podem ser reduzidos, processos melhorados, desempenho otimizado e muito mais.

Para tanto, é preciso conhecer as novidades que surgem, e estar de olho nas tendências é um diferencial para encontrar soluções que beneficiarão o negócio. Dessa maneira, fica mais fácil entender quando a automação deixa de ser uma opção e começa a se tornar uma necessidade do negócio.

Neste artigo, falaremos sobre automação de processos, destacando os pontos mais importantes sobre o assunto e ainda daremos dicas de como identificar a necessidade de automatizar setores e processos da empresa. Boa leitura!

Definição de automação de processos

Automação de processos são todos os mecanismos que podem autorregular-se e operar sem a necessidade de intervenção humana. Esses sistemas, quando automatizados, costumam realizar tarefas minuciosas e ajustes para reduzirem os riscos de falhas ou erros e, ainda, otimizar todo o processo de produção.

Diz respeito ao ato de tornar os processos menos dependentes da intervenção dos gestores e colaboradores. A ideia é otimizar as atividades que já são realizadas para que executem suas funções de maneira muito mais eficiente.

Em ambiente corporativo, é possível aprimorar as etapas do fluxo de trabalho. Esse melhoramento no desempenho dos negócios costuma ocorrer por meio de ferramentas tecnológicas que visam a conquistar mais eficiência, melhorar o desempenho de colaboradores e equipes, realizar a integração de processos já realizados e desenvolver uma gestão de tempo produtiva. Dessa maneira, o empreendimento conquista melhores resultados e consegue direcionar seus esforços financeiros para outros objetivos.

Quando um negócio opta por automatizar os processos, os impactos podem ser percebidos em diversos setores, a rotina de trabalhos dos colaboradores é impactada de maneira positiva, a captação de clientes tende a ser mais efetiva e concisa, e os processos de produção e envio de produtos tornam-se mais eficazes e econômicos.

Outro fator que gera benefícios significativos para os negócios é a possibilidade de mensuração dos resultados. Quando a tecnologia e os procedimentos inovadores são inseridos da maneira correta, tudo se torna automatizado e passível de mensuração. Essas ferramentas mais digitalizadas armazenam dados a todo o momento.

Portanto, é possível entender a eficiência da produção de um produto, o quão bem definido está o processo de envio e como a etapa de captação de clientes e a conversão dos mesmos está sendo realizada, tudo por meio de dados e informações.

Relação entre automação de processos e evolução tecnológica

No mundo dos negócios, a digitalização das empresas está acontecendo de maneira exponencial e veloz. Cada vez mais, torna-se indispensável a utilização de tecnologias para melhorar o desempenho nas empresas. Quem deseja alcançar um diferencial competitivo relevante deve começar a buscar as inovações que podem melhorar a performance do negócio.

Como já mencionado, todos os setores de qualquer empresa podem beneficiar-se. Mesmo os pequenos empreendimentos têm a possibilidade de aderir a ferramentas que ajudam a realizar os seus trabalhos com maior eficiência. Veja, a seguir, algumas áreas que podem, e devem, utilizar sistemas e processos automatizados.

Automação na área do marketing

Uma empresa, ou um setor de marketing, tem como objetivo principal o desenvolvimento de projetos. Antigamente, era necessário que os membros da equipe se reunissem para pensar e elaborar o plano de marketing de maneira presencial, e o desenvolvimento era feito manualmente.

Hoje, com a utilização de softwares, é possível integrar um mesmo sistema onde cada membro pode desenvolver e atualizar o projeto de maneira digital. Além de desenvolver o projeto de modo mais qualificado, o acompanhamento é constante e em tempo real, possibilitando analisar os dados e resultados obtidos a qualquer momento. Caso haja a necessidade de alteração, ela é feita sem grandes custos e sem a perda de materiais já utilizados, como impressões e materiais gráficos.

Automação da produtividade

O uso das tecnologias diversas aumenta e otimiza a produtividade. Ao utilizar as ferramentas certas, o ambiente de trabalho torna-se mais preciso e eficiente. A realização de reuniões, a gestão de tempo, de horários, a elaboração de folgas e férias é feita por meio de softwares e ferramentas digitais.

Automação no atendimento

Uma boa comunicação com os clientes é fundamental para qualquer negócio. O atendimento é peça-chave para uma empresa alcançar o sucesso. Atender clientes, tirar as dúvidas e solucionar os problemas é indispensável para não se entregar ao fracasso nos negócios.

Investir em um bom relacionamento com os consumidores é mostrar que a empresa se preocupa com seus clientes e estará disponível para resolver qualquer contratempo. Isso gera um valor agregado à marca. Empresas que atuam com vendas online, e-commerce, dependem ainda mais de um bom relacionamento com os consumidores.

As centrais de atendimento já estão estabelecidas nas empresas, mas é preciso automatizar esses processos. Utilizar de comunicação nas redes sociais, atendimento via Whatsapp e chats online, é uma maneira de tornar o atendimento mais prático para as empresas e eficiente para os clientes.

Automação na divulgação da marca

As empresas precisam divulgar seus negócios, mesmo aquelas já consolidadas no mercado. A apresentação de novas soluções e produtos é feita por meio do marketing. Além das tradicionais ferramentas de elaboração de vídeos e fotos, existem softwares que ajudam a organizar o trabalho e a otimizar a divulgação.

Automação da gestão financeira

Os empreendedores já enfrentam diversos desafios para dar continuidade às ações do negócio e, muitas vezes, são responsáveis por atuar em diversos setores. No entanto, conforme o negócio vai se ampliando, fica cada vez mais difícil tomar conta de todos os seus setores. Um desses setores é a parte financeira da empresa. Existem inúmeras maneiras de automatizar a gestão financeira de uma empresa. Veja algumas delas.

Relatórios

Um relatório financeiro periódico é parte das atribuições de uma empresa. Com as ferramentas certas, esses relatórios podem ser digitalizados e automatizados. Com a digitalização dos processos de pagamentos, os próprios relatórios também serão, otimizando esforços e tempo.

Processos de base de dados

Para saber se a estratégia traçada está indo rumo ao objetivo, é preciso realizar a mensuração e análise constante de desempenho do negócio. Contudo, administrar as informações obtidas sobre os clientes, a empresa, o mercado fornecedor e os concorrentes de maneira manual é desgastante e pode demandar muito tempo. Os softwares de base de dados realizam todo esse armazenamento de informações de forma integrada e com fornecimento de relatórios de desempenho.

Pagamentos

Com sistemas online de pagamento, é possível oferecer opções para pagamentos via boleto, cartão, carnê, DDA e muito mais. Além de disponibilizar diversas maneiras de pagamento e mostrar mais profissionalismo para os clientes, ainda é possível obter relatórios completos e digitalizados para o negócio.

Vantagens da automação de processos

Automatizar processos da empresa gera benefícios diversos para o negócio. Portanto, para ficar ainda mais nítido, separamos alguns dos benefícios de automação para as empresas. Não deixe de conferir.

Redução dos custos

Com a automatização de processos, muitas atividades antes desempenhadas por um número grande de colaboradores, agora, são otimizadas e desempenhadas, em grande parte, por máquinas e softwares de produção. Com isso, reduz-se muito os custos com contratações, demissões e contabilidades trabalhistas.

Gastos destinados a treinamentos e cursos para capacitação também são diminuídos, e as equipes tendem a ficar mais enxutas para destinar seus esforços para atividades que tragam melhores resultados para a empresa. Todo o fluxo operacional tende a ser melhorado com a automação, o que gera uma redução dos custos devido à maior eficiência.

Aumento da velocidade de trabalho

Muitas das tarefas que exigem automação são aquelas que consomem mais tempo e geram um grande volume de dados. Somam-se a isso as atividades que demandam uma grande repetição e levam tempo para ser desempenhadas. Com ferramentas específicas, essas atividades são agilizadas, e o tempo gasto para desempenhá-las é minimizado. Assim, os colaboradores tendem a produzir mais, melhor e em menos tempo.

Armazenamento de dados

Além de melhorar e proporcionar um mapeamento dos processos da empresa, a automação proporciona um potente armazenamento de dados. Com um mapeamento de processos estabelecido e concreto, juntamente a uma ferramenta de captação e interpretação de dados, as tomadas de decisão ficam mais ágeis e precisas. Diminui-se muito o risco de erros e as decisões são tomadas com base em dados atualizados.

Escalabilidade

Quando automatizadas, as empresas passam a criar e oferecer soluções muito mais dinâmicas para suprir as necessidades do mercado. São solucionados problemas pontuais, todo o fluxo das operações é agilizado, e vai mais além. Com processos automatizados, é possível incrementar os sistemas operacionais e adicionar algoritmos atualizados que acompanham o crescimento da empresa.

Novas tarefas poderão ser desenvolvidas e escalonadas. Ou seja, caso haja a necessidade de ampliar as operações e realizar novas contratações, o sistema permitirá que tudo seja feito de maneira efetiva e sem complicações.

Redução de erros

Com a utilização de ferramentas digitais para a realização de tarefas comuns e até mais complexas, a empresa terá a garantia de que falhas e erros não serão cometidos. Os algoritmos trabalham de forma ininterrupta e sem distrações, eles agem conforme foram programados com fluxos de trabalho bem definidos.

A maioria dos softwares comporta grandes volumes de trabalho e funções, possibilitando uma integração de todo o sistema e o fluxo de trabalho, tudo com um alto grau de precisão e de desempenho.

Aumento da produtividade

As empresas passam a entregar melhores resultados e com um volume maior de demanda e produção. Além disso, assumem atividades e permitem que os funcionários se dediquem a tarefas indispensáveis e que exijam um alto grau de interferência humana.

Integração completa

Ao utilizar softwares para automatizar processos internos e externos, a integração entre os setores é possível de ser realizada. Como esses softwares utilizam dados e informações da empresa, os setores podem trabalhar de forma muito mais unificada, otimizando os esforços do negócio.

Tendências de automação de processos

As tendências não param de surgir, e as novidades tecnológicas estão cada vez mais presentes no mundo dos negócios e na vida das pessoas. Os líderes e gestores devem estar em constante busca por aprimoramento, e as tendências são fortes indicadores de modernidades que dominarão o mercado.

Portanto, é importante estar atento ao que o mercado oferece para melhorar os processos dos empreendimentos, e é preciso realizar as mudanças necessárias o mais rápido possível. Não custa lembrar que nem todas as mudanças são ideias para todos os tipos de negócios. É preciso entender o que gerará benefícios e o que não é necessário.

Separamos algumas das principais tendências de automação de processos que podem gerar economia de tempo dos colaboradores, um melhor aproveitamento dos recursos da empresa, a redução de gastos, praticidade e facilidade na obtenção e interpretação de dados e informações. Vamos lá!

Internet das coisas (IoT)

A internet das coisas é a integração de diferentes dispositivos eletrônicos e objetos conectados à internet. Consiste em uma grande rede de dispositivos conectados. Desde objetos menores e versáteis para o dia a dia, como geladeiras, celulares, ar-condicionado, televisões etc., estarão interligados e poderão comunicar-se e ser programados para desempenhar funções sem a necessidade de intervenções humanas.

Contudo, a internet das coisas vai além. Hospitais, equipamentos da construção civil e até mesmo cidades inteiras podem utilizar e se beneficiar da IoT. Por meio de uma conexão de internet sem fio (wireless), os dispositivos eletrônicos se comunicam com qualquer sistema, transmitindo dados para desenvolver soluções digitalizadas.

Inteligência artificial (AI)

A inteligência artificial já é uma realidade no mundo dos negócios e vem trazendo mudanças significativas para as empresas. Ela diz respeito à capacidade de máquinas agirem e pensarem copiando mecanismos humanos. Os softwares utilizados nessas máquinas conseguem criar, aprender e desenvolver ideias.

O objetivo é aprender e aprimorar atividades cotidianas e modernizar setores econômicos. Assistentes virtuais de smartphone e plataformas de streaming utilizam a inteligência artificial para entender as preferências dos usuários, e empresas usam chatbots para interagir com seus clientes no mundo digital.

Automação

Com o advento de tecnologias como a IoT e AI, a indústria e as empresas no geral também devem adaptar-se para utilizar essas novas tecnologias. A substituição de atividades humanas por máquinas e ferramentas que podem desempenhar funções de maneira mais eficiente e otimizada já acontece em diversos negócios.

Blockchain

O blockchain é uma rede que opera em blocos mais seguros e encadeados, que, quando passam informações, carregam um conteúdo específico junto à sua impressão digitalizada. Se falarmos do bitcoin, o conteúdo da impressão digital seria uma transação financeira. Empresas como Netflix, Santander, Carrefour e Dell já realizam investimentos nessa nova tecnologia.

Big Data

O Big Data é extremamente relevante para os negócios porque conta com o armazenamento e a interpretação de dados. Esses dados podem envolver todos os processos do negócio e fornecem informações valiosas, atualizadas e precisas que podem ajudar nas tomadas de decisão.

A oferta de produtos e serviços será guiada por informações reais dos clientes, tornando possível adaptar as ações de vendas para cada gosto específico deles, garantindo uma vantagem competitiva muito grande para os empreendimentos.

Impressão 3D

Já é possível fazer a impressão em 3 dimensões de praticamente qualquer coisa: dos mais variados objetos, como instrumentos musicais, roupas, brinquedos, próteses humanas, carros e casas. Setores como o aeroespacial e a construção civil já estão se beneficiando dessa tecnologia. Para um futuro próximo, será possível utilizar a impressão 3D com sistemas integrados que facilitem muito a gestão e os processos internos das organizações.

Realidade aumentada

A possibilidade de interação do digital com o mundo real já acontece em alguns setores, como o do entretenimento e o mundo dos games. Mas a realidade aumentada estimulará o desenvolvimento de outros setores. A área da construção civil, por exemplo, pode usar a RA para projetar edificações, e a área da educação, para preparar arquitetos modernos.

Realidade virtual

Essa é uma tecnologia que transporta o usuário, de qualquer negócio, para um mundo digital e é bastante eficiente para as áreas de vendas, que podem estimular e potencializar a experiência de compra do consumidor. Com a utilização de óculos especiais, um potencial cliente pode observar um apartamento ou escritório localizado em qualquer lugar do mundo.

Outro uso bem eficiente da realidade virtual é no setor de turismo, onde, sem sair de casa, um consumidor pode ter um gosto da experiência que será vivenciada em uma praia paradisíaca ou nas grandes metrópoles do mundo.

As tecnologias estão cada vez mais presentes no cotidiano das pessoas e nos processos das empresas que desejam modernizar-se e destacar-se no mercado. Muitos consumidores já exigem que novas ferramentas sejam utilizadas para aprimorar a experiência de compras e a jornada dos clientes.

Mas esse não é um processo que acontece de um dia para o outro. É preciso aderir a uma cultura de inovação e a uma mentalidade mais digitalizada. Portanto, preparamos, a seguir, algumas boas dicas para começar a implementar a automação de processos nos negócios para alcançar bons resultados e minimizar os impactos que essa mudança pode gerar nos primeiros momentos.

Dicas para adotar a automação no seu negócio

É papel dos líderes e gestores de um negócio buscarem por otimização dos setores pelos quais são responsáveis. Por meio de indicadores de desempenho e metas que devem ser alcançadas, as empresas devem otimizar os seus processos para garantir uma saúde financeira e um diferencial competitivo.

No entanto, pode ficar a seguinte dúvida: como saber que é hora de automatizar os processos do meu negócio? Para responder essa pergunta, é preciso ficar de olho em alguns fatores que indicam que alguns processos devem ser melhorados, em um setor ou em todo o negócio. Confira!

Erros constantes

Os erros podem ser os maiores indicadores da necessidade de transformação, afinal, eles indicam uma falha constante em algum processo do negócio. Se determinada operação vem apresentando falhas, é preciso intervir e modernizar o procedimento para que passe a funcionar de forma qualificada.

Esperar que os erros se tornem mais graves é uma falha que pode custar caro para os negócios. Portanto, quando identificados, é preciso intervir rapidamente. Fundamental lembrar que o foco deve ser na solução do problema, para encontrar maneiras versáteis de resolvê-lo. Algumas ferramentas apresentadas neste e-book podem ser a solução que o seu negócio precisa.

Custos elevados

Como vimos, a automação de processos tende a trazer benefícios financeiros e reduzir diversos custos operacionais. Algumas vezes, os custos de produção mostram elevados gastos para um negócio. O ideal é que gestores estejam buscando maneiras, constantemente, de diminuir custos e aumentar a produtividade da empresa.

Muitos processos inovadores objetivam a diminuição de custos, algumas vezes, por reduzir o número de funcionários contratados, outras por realizar um melhor aproveitamento do tempo e esforços de todas as equipes.

Concorrência

Estar de olho na concorrência é uma prática utilizada desde os primórdios do mundo dos negócios. Uma autoanálise dentro do seu segmento de mercado é fundamental para entender como a marca se posiciona perante outros empreendimentos. Cada melhoria que é feita é uma vantagem sobre os concorrentes. O uso de tecnologias e automação é fundamental, e estar à frente da concorrência é sempre um ponto positivo.

A automação de processos já vem acontecendo, e muitas empresas deixam de aderir a essa inovação por não entender como ela pode beneficiar um negócio. Adotar tecnologias que possam melhorar o fluxo de trabalho é um diferencial que toda empresa deve procurar. As tendências não param de surgir, e é preciso conhecê-las para saber qual gerará mais valor e benefícios para os negócios.

São muitas as vantagens que podem aumentar a velocidade de trabalho, melhorar o desempenho das equipes, reduzir custos, realizar uma ampla integração dos processos e trazer escalabilidade para o negócio.

Sobre a XPTA

A XPTA é uma consultoria brasileira, parceira Microsoft, especializada na implementação de soluções de gestão empresarial. Nosso foco é atender e adequar às tecnologias atuais segundo as necessidades das empresas no mercado, fazendo com que elas alcancem os objetivos estabelecidos. Nossos clientes são nossos parceiros, e o comprometimento vai além do projeto. Gostamos de criar uma relação de constante compartilhamento de informações, enriquecendo nosso conhecimento e agregando com nossa experiência.

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