A gestão de custos em projetos, independentemente da especialidade e tamanho, é essencial para equilibrar as finanças e manter a qualidade dos serviços. Trata-se de uma metodologia que permite direcionar os recursos de maneira bem planejada, sem comprometer o orçamento.
No entanto, desenvolver uma boa gestão de custos requer uma abordagem sistemática e criteriosa, alinhando as necessidades com os recursos disponíveis. Esse gerenciamento proporciona diversos benefícios para um negócio, inclusive, o aumento da lucratividade.
Sendo assim, investir em práticas para aperfeiçoar essa ação é fundamental para a empresa, e foi pensando nisso que desenvolvemos este post! Continue a leitura e entenda como é feita a gestão de custos em projetos e contribua para impulsionar os seus resultados!
O que é a gestão de custos em projetos?
As atividades gerenciais são imprescindíveis para a sobrevivência do negócio, principalmente, diante da grande competitividade no mercado. Dessa forma, ter atividades planejadas e executadas com precisão é muito importante para alcançar os objetivos com solidez.
Nesse contexto, a gestão de custos em projetos é um conjunto de atividades gerenciais que têm o objetivo de planejar, controlar, fazer estimativas e monitorar as despesas de todas as atividades necessárias no ciclo de vida de um projeto. Em outras palavras, é um gerenciamento inteligente, que busca o equilíbrio entre custos e investimentos, com a seguinte finalidade:
- organizar o orçamento do projeto;
- alocar os recursos corretamente;
- fazer a previsão de demandas e estimar custos;
- analisar indicadores e dados estatísticos;
- diminuir o risco de perdas;
- reduzir custos;
- fazer o cálculo dos recursos necessários para as atividades.
Qual o papel da gestão de custos no gerenciamento de projetos?
A gestão de projetos é um conjunto de atividades que controlam e direcionam as questões administrativas e operacionais. É o gerenciamento necessário para executar o projeto de acordo com o planejado, com ações executadas em harmonia com os objetivos pré-estabelecidos.
Nesse sentido, a gestão de custos é primordial e um dos pilares para que tudo dê certo, pois a falta de controle pode causar problemas irreversíveis. Ou seja, seu papel é, justamente, garantir a saúde financeira do projeto para entregar resultados conforme a expectativa do cliente.
Quais os processos para gerenciar custos em projetos?
A gestão de custos é um processo sistêmico, e para ser bem sucedido, precisa contar com etapas executadas com precisão. Isso significa que os gestores devem ter disponíveis metodologias que facilitam o trabalho e, nesse momento, a tecnologia é uma grande aliada.
A seguir, você vai entender quais os principais processos para gerenciar os custos dos seus projetos com excelência!
Planejamento
O planejamento é aquele tipo de atividade indispensável para muitos aspectos da vida profissional, e nesse caso, é a etapa inicial da gestão de custos. Estão compreendidos, aqui, todos os levantamentos necessários e a identificação dos recursos necessários para concluir o projeto.
Além disso, o planejamento também estabelece os objetivos em curto, médio e longo prazo, assim como as ações para alcançá-los. Por isso, é uma etapa que exige a presença de toda a equipe, tanto os responsáveis pela gestão administrativa, quanto operacional e direção.
Algumas das atividades que não podem faltar no planejamento da gestão de custos do projeto são:
- definição do planejamento estratégico;
- estimativa de gastos fixos e variáveis;
- detalhamento das atividades do projeto;
- análise de viabilidade;
- materiais, insumos e recursos necessários;
- definição do orçamento geral para o projeto;
- estimativa de custos.
Controle
A melhor maneira para alcançar os objetivos gerenciais é pelo monitoramento contínuo das atividades. Esse aspecto permite que os gestores avaliem se as ações executadas estão acontecendo de acordo com o previsto no planejamento.
Sendo assim, o controle de custos é um processo indispensável e deve acontecer rigorosamente, registrando e analisando minuciosamente todas as despesas. Ou seja, é um rastreamento que contribui para elevar o desempenho financeiro e melhorar o gerenciamento de custos do projeto.
Revisões periódicas
Outro processo relevante para promover a eficiência da gestão de custos são as revisões periódicas. Essa etapa tem o objetivo semelhante ao de uma auditoria, ou seja, analisar criteriosamente todas as ações realizadas dentro de determinado período e escopo.
Diante disso, a revisão programada periodicamente é uma forma de avaliar o desempenho, por meio da análise de indicadores e métricas. Assim, os gestores podem identificar pontos que estão indo bem e os que precisam melhorar, aplicando estratégias certas.
Comunicação com a equipe
A forma como a equipe atua é decisiva para o sucesso de qualquer metodologia de gestão, especialmente, quando o assunto são os custos. Por isso, todos os gestores devem estar alinhados com os objetivos do negócio, com um bom clima organizacional.
Em outras palavras, é preciso garantir toda a estrutura necessária para o trabalho, além de uma boa comunicação entre os departamentos da empresa. Dessa maneira, é possível elevar a eficácia da gestão e ter resultados mensuráveis.
Como o sistema NetSuite pode ajudar nessa gestão?
A tecnologia é muito importante para facilitar o trabalho da gestão, tornando tarefas complexas em algo simples e prático. São recursos imprescindíveis para elevar a eficiência e não devem faltar para empresas que desejam agregar diferenciais e se destacar no mercado.
Para tanto, o sistema NetSuite é a melhor alternativa para ter funcionalidades tecnológicas e de alto desempenho. O sistema permite que você desenvolva um gerenciamento integrado e rigoroso da contabilidade dos seus projetos, de forma intuitiva e automatizada.
Além disso, o módulo de gestão de projetos do NetSuite oferece recursos para entender os reais custos para uma visão detalhada da rentabilidade. Ou seja, proporciona soluções modernas e inovadoras para ter resultados capazes de contribuir para o crescimento e sucesso na empesa.
Uma ferramenta incrível para ter produtividade da equipe e processos gerenciais automatizados, com toda comodidade e dados apresentados de forma centralizada. Sobretudo, com a segurança de dados armazenados em nuvem e a mobilidade para acesso de onde estiver.
Como você percebeu neste artigo, a gestão de custos é primordial para executar projetos com alta qualidade e lucratividade. Afinal, é uma estratégia importante para otimizar os recursos e investir em formas para elevar a experiência dos seus clientes.
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