Emitir Notas Fiscais é uma prática que está no coração de qualquer empresa. Afinal, ela representa a entrada de receita — que mantém tudo funcionando — e gera lucro. Com a chegada da versão eletrônica, a emissão de NF-e veio para facilitar a vida dos negócios e evitar erros e inconsistências.
Ao mesmo tempo, a legislação tributária fica cada vez mais complexa, e as Receitas Federal e estaduais, mais sofisticadas. Então, como as pequenas empresas devem agir para tornar esse processo mais rápido e eficiente?
Neste texto, entenda a importância de ter o melhor controle desse processo para promover o crescimento da empresa. Em seguida, conheça algumas dicas práticas para otimizar o desempenho na emissão de NF-e.
Quais as vantagens de tornar a emissão de NF-e mais eficiente?
Notas Fiscais podem ser fonte de dor de cabeça para muitas empresas. Alguns problemas decorrentes da falta de administração e processos gerenciais para lidar com elas incluem:
- falta de controle sobre a receita;
- tomada de decisão lenta, sem basear-se em dados de qualidade;
- informações sobre clientes e receitas espalhadas em diferentes planilhas e bases de dados;
- juros e multas por ter declarado uma receita abaixo da verdadeira (porque perdeu informações sobre Notas Fiscais);
- tempo gasto emitindo Notas manualmente e redigitando dados;
- emissão de Notas com valores, endereços ou CNPJ incorreto, por erro humano.
Assim, otimizar a emissão de NF-e significa que sua empresa evita pagar juros e multas ao Fisco, ganha informações de qualidade para tomar decisões, e torna a equipe mais produtiva, liberando-a para trabalhar no que gera receita para sua empresa — em vez de ocupar-se com tarefas repetitivas.
Como otimizar a emissão de NF-e?
Confira algumas práticas para sua empresa emitir e administrar as Notas Fiscais eletrônicas de forma mais eficiente:
Arquivar as notas de forma adequada
É obrigação fiscal de toda empresa armazenar todas as Notas Fiscais, emitidas e recebidas, por até 5 anos.
As Notas mais complexas podem ter até 300 campos diferentes, com informações que vão do CNPJ ao código na CNAE. É importante que elas estejam arquivadas em uma única base, fácil de consultar. Afinal, não ter as notas em mãos pode ser punido com multas e até cadeia.
Outro cuidado é prestar atenção às Notas emitidas contra o CNPJ da sua empresa. Se uma nota incorreta não for contestada a tempo, pode representar custos fiscais para o seu negócio.
Adotar processos gerenciais para cumprir obrigações
A melhor forma de tornar uma empresa mais eficiente é adotando processos padronizados. Cada atividade deve seguir um “checklist”, uma série de tarefas em sequência, e ser incorporada à rotina dos funcionários.
Com processos rigorosos em curso, sua empresa se assegura de que, por exemplo, terá dinheiro em caixa nos dias de pagamentos de tributos.
Integrar a emissão de notas ao ERP
Um ERP existe para acelerar a produtividade da sua empresa ao colocar os diferentes setores e departamentos falando a mesma língua. Nada mais natural do que isso acontecer, também, com as Notas Fiscais.
Se a emissão de NF-e está integrada ao ERP, então os setores de compras, contabilidade, RH etc. podem ver com clareza as informações de que precisam; compras e estoque aprendem sobre as vendas que estão sendo feitas; o RH pode alertar sobre a necessidade de dinheiro em caixa para pagar obrigações trabalhistas, e assim por diante.
Agilizar a emissão de Notas Fiscais é uma ótima prática para qualquer empresa, pois aumenta o controle sobre a receita, melhora as decisões de negócios, aumenta a produtividade da equipe e evita multas com o Fisco. Por isso, comece já a implementar estas dicas!
A emissão de NF-e não precisar ser sinônimo de dor de cabeça, nem deve ser uma atividade separada do resto do negócio. Entre em contato conosco e vamos conversar sobre como essa integração a um ERP pode ajudar a sua empresa a crescer.
