O uso de um sistema integrado de gestão empresarial (Enterprise Resource Planning ou ERP) é fundamental para assegurar o desenvolvimento e a competitividade de uma empresa. Entretanto, para aproveitar essas vantagens, é necessário que o administrador saiba como escolher um ERP.
Muitos gestores optam por sistemas que não são capazes de atender às necessidades de sua organização, o que acaba por prejudicar a transformação digital do seu negócio. Por isso, publicamos este conteúdo que explica como um ERP atua nos processos empresariais, sua importância e os principais pontos que devem ser estudados na escolha desse sistema.
Confira!
Como um ERP atua nos processos empresariais?
Primeiro, é relevante entender como um ERP atua na rotina do negócio no campo prático. Um ERP é um tipo de software que atua de forma completa no negócio, ele integra seus setores, automatiza diferentes operações manuais e amplia o controle sobre as atividades pelo administrador.
Entre as áreas que são impactadas positivamente por esse tipo de sistema, podemos citar:
- administrativa;
- marketing;
- financeira;
- de vendas;
- estoque;
- comercial;
- fiscal;
- contábil.
É relevante contar com esse tipo de tecnologia pelo fato de trazer um grande número de vantagens para uma empresa — seja qual for seu ramo ou porte —, desde que a solução seja considerada de qualidade. Entenda quais são nos tópicos abaixo:
- integração: os setores trocarão informações de forma automática, evitando falhas na comunicação;
- confiabilidade dos dados: um bom ERP conta com ferramentas de segurança avançadas, que protegem as informações do negócio, de seus clientes e parceiros;
- automação: um número considerável de atividades manuais e burocráticas serão automatizadas, o que aumenta a produtividade do pessoal;
- agilidade: operações feitas pelo sistema são finalizadas mais rapidamente;
- economia: os gastos com materiais físicos são reduzidos. Os funcionários também despenderão mais tempo com atividades estratégicas, agregando mais valor à hora trabalhada;
- diminuição de falhas e retrabalho: a quantidade de erros causados por trabalho manual é minimizada.
Quais são os principais pontos a serem analisados ao escolher um ERP?
Não é qualquer ERP que poderá fornecer os benefícios explicados. Existem análises específicas que precisam ser feitas para assegurar a escolha adequada para seu negócio. Essas avaliações estão descritas nos tópicos abaixo.
Necessidades da empresa
A primeira análise consiste em fazer um diagnóstico das necessidades específicas da empresa. Essa etapa é importante para garantir que não seja contratado um software cujas funcionalidades não sejam proveitosas para o negócio. Primeiro, é necessário que o gestor conheça detalhadamente as atividades desempenhadas na organização e faça o mapeamento do fluxo produtivo. Ao fazê-lo, ele conseguirá ter uma visão mais completa de como um ERP deve impactar o negócio, permitindo que contrate o sistema mais adequado.
Também, pode-se identificar as necessidades da empresa respondendo perguntas como:
- Quais operações feitas pelos colaboradores precisam ser automatizadas?
- Quais setores da organização devem ser integrados?
- O sistema deve fazer a troca de quais informações?
- O ERP se integrará com os softwares de parceiros?
- entre outras questões.
Funcionalidades
Os recursos disponibilizados pelo ERP precisam ser usufruídos pelos colaboradores e gestores da organização no campo prático. Existem softwares que foram desenvolvidos para trazer utilidades para negócios de porte e ramo específicos. Contudo, há ERPs que são completos e que oferecem recursos amplos, sendo capazes otimizar, aumentar a produtividade, reduzir custos e garantir outros benefícios para qualquer negócio.
Essas soluções são altamente adaptáveis, o que significa que elas podem ser customizadas caso surjam novas necessidades para a empresa. Imagine que seu negócio passe a disponibilizar novos produtos ou serviços, atender um novo público, expanda suas unidades, entre outras mudanças. É importante que as funcionalidades do ERP ainda possam ser usadas.
Design intuitivo
Um bom ERP é desenvolvido com um design ergonômico e intuitivo em mente, isso significa que os seus usuários conseguirão navegar pelos seus painéis e aproveitar de seus recursos rapidamente. Essa vantagem minimiza a ocorrência de erros e diminui a necessidade de treinamento dos colaboradores.
Implantação
O processo de implementação do sistema integrado de gestão é crítico para o negócio, pois muitas divergências podem ocorrer e afetar os funcionários ou seu desempenho. É recomendável contratar uma fornecedora que faça a implantação completa do ERP e de acordo com as características da empresa. Outra qualidade do ERP que auxilia na implementação é a infraestrutura. Quando ela é alocada em nuvem, a organização aproveita de outras vantagens, como a possibilidade de acessar o sistema em qualquer horário e localidade.
Custo-benefício
O custo-benefício não consiste no valor mais barato, mas sim o que proporciona maiores resultados, maior qualidade dos recursos e quantidade de funcionalidades pelo melhor preço. Para encontrar o valor ideal, é recomendável elaborar um orçamento que será gasto com o ERP (incluindo implementação) e escolher a opção que se encaixa no valor definido.
Escalabilidade
Escalabilidade é a capacidade de atender a um volume maior de informações sem aumentar os custos da empresa na mesma proporção. Conforme a quantidade de clientes aumenta, o número de informações e processos gerados também aumenta. Um bom ERP deve ser capaz de acompanhar esse desenvolvimento a longo prazo sem que seja necessário que a empresa adquira um novo sistema. Para atingir esse objetivo, é importante que o sistema de gestão escolhido seja flexível. O ERP deve ser adaptado com certa facilidade e em um curto tempo para atender eventuais novas demandas da empresa.
Suporte
É comum que, após a contratação do ERP, a empresa tenha que entrar em contato com o fornecedor da tecnologia para ter suas dúvidas respondidas ou solucionar falhas. Por isso, é crucial que a empresa que disponibilize o sistema ofereça um atendimento de qualidade. Entre em contato com o desenvolvedor do ERP em seus diferentes canais para testar a qualidade do atendimento e do suporte técnico, o tempo que levam para enviar respostas, se tentam resolver problemas no primeiro contato, entre outras questões.
Quais são os diferenciais do Business Central e como implementá-lo?
O Dynamics 365 Business Central é um ERP completo que simplifica os processos de uma organização, permite que o gestor tome decisões mais inteligentes e acelera o crescimento. Ele integra diferentes áreas do negócio, é altamente adaptável e, ainda, garante acesso às ferramentas de trabalho da Microsoft (como Office, Word, Excel, OneNote, Power BI, OneDrive etc.)
Suas funcionalidades e diferenciais são bastante amplos em relação a outros ERPs, entre eles estão:
- possibilidade de instalar localmente ou pelo servidor na nuvem;
- customização da tecnologia conforme necessidade da empresa;
- gestão de projetos e departamentos com documentação de arquivos, garantindo controle e segurança;
- melhora nos processos financeiros e criação de gráficos de desempenho em tempo real;
- valor mais acessível; entre outros.
Para adotar esse sistema, basta entrar em contato com uma empresa parceira da Microsoft e que faz a implementação do ERP, como a XPTA. Essa é uma empresa que faz a implementação de ERP’s e CRMs da Microsoft (MS Dynamics 365 F&O e MS Dynamics 365 BC). Além disso, ela faz a sustentação de clientes e oferece desenvolvimento de novos módulos para as plataformas implementadas, atendendo às necessidades de seus parceiros. Entre em contato para saber mais a XPTA !
Ao seguir as nossas dicas de como escolher um ERP, o administrador implantará uma solução capaz de satisfazer as necessidades da empresa e assegurar o seu desenvolvimento saudável. Entretanto, as vantagens do sistema apenas serão aproveitadas com o apoio de uma empresa especializada para fazer a implementação.
Interessou-se pela tecnologia? Quer conhecer mais sobre seus recursos e funcionalidades? Conheça mais sobre a Dynamics 365 Business Central!
