O planejamento de compras é parte fundamental do sucesso de qualquer negócio. Se a aquisição dos bens e serviços adequados pode ajudar a enfrentar a concorrência, uma compra ruim pode prejudicar a capacidade de competir e ainda comprometer financeiramente sua empresa.
Na verdade, o planejamento pode significar a diferença entre lucro e prejuízo. O excesso de estoque pode significar custos extras, e ausência de mercadoria pode resultar em vendas perdidas.
Neste texto você conhecerá as vantagens do planejamento de compras. Em seguida, dicas de como conferir eficiência a esse processo.
Quais as principais vantagens do planejamento de compras?
Redução de custos
O benefício mais evidente do planejamento, claro, é pagar menos. Quem planeja pode comprar com antecedência, com tempo para negociar melhores prazos e preços. Se não há urgência na entrega, não há porque pagar por fretes urgentes.
Melhor gerenciamento do fluxo de caixa
Um bom planejamento permite ao negócio saber não apenas o que comprar, mas quando. Os desembolsos podem ser dispersos ao longo do mês e agendados para quando o departamento financeiro sabe que haverá dinheiro em caixa.
Compras a prazo podem ser negociadas de modo que as parcelas não prejudiquem a capacidade de pagar obrigações como folha de pagamento e impostos.
Melhor controle do estoque
Empresas que não se planejam estão sempre tendo de fazer compras “para ontem” porque faltam produtos no estoque. O resultado: oportunidades perdidas de vendas.
Com planejamento, pode-se garantir quase sempre que haverá mercadoria quando os clientes demandarem.
Redução de fraudes
Registros mais precisos e políticas adequadas reduzem o risco de fraudes internas — por exemplo, de alguém do departamento de compras pagar mais do que uma encomenda vale.
Quais as melhores dicas para realizar o planejamento de compras?
Avaliar a realidade do negócio
Antes de formular a política de compras, é preciso esclarecer seus objetivos. A meta é aumentar a produtividade? Adquirir algo que chame a atenção dos clientes da concorrência? Será que é possível atualizar o equipamento que já existe em vez de comprar algo novo?
Com critérios claros, você se certifica que o planejamento vai mesmo contribuir para as necessidades da empresa.
Treinar a equipe de compras
Os compradores são, naturalmente, os principais responsáveis por executar a política de compras do negócio. Em alguns casos, a responsabilidade é dividida por várias equipes da empresa (por meio, por exemplo, de ordens de compra).
É preciso treinar os colaboradores para que não se deixem influenciar por campanhas enganosas de marketing e sempre ajam de acordo com as regras.
Ter uma lista de fornecedores
Investir no relacionamento com fornecedores é sempre uma boa ideia. Nos negócios, os relacionamentos estáveis e mutuamente benéficos são os mais valorizados.
Com boa comunicação, logo sua empresa vai conseguir vantagens como preços e prazos especiais, recompensa natural para quem faz encomendas bem definidas e com antecedência.
Usar a tecnologia a seu favor
Mesmo em uma PME a quantidade e variedade de compras pode sobrecarregar até gestores experientes.
Um software de ERP pode automatizar a maior parte das tarefas de compras e controle de estoque, facilitando não apenas esse trabalho como ainda ajudando todos os outros setores da empresa a rastrear mercadorias, identificar preços e custos, e produzir relatórios sobre seu impacto no negócio.
O planejamento de compras pode significar mais papelada e mais trabalho administrativo. Mas com um sistema automatizado e as práticas corretas, é possível criar e fazer compras com um só clique, e ajudar seu negócio a economizar e prosperar até nos tempos mais difíceis.
Agora que você sabe um pouco mais sobre o planejamento de compras, que tal adotar uma ferramenta para implementá-lo na sua empresa? Entre em contato com a gente e vamos conversar sobre o que o melhor ERP na nuvem pode fazer pelo seu negócio.
