No entanto, desenvolver uma boa gestão de custos requer uma abordagem sistemática e criteriosa, alinhando as necessidades com os recursos disponíveis. Esse gerenciamento proporciona diversos benefícios para um negócio, inclusive, o aumento da lucratividade.

Sendo assim, investir em práticas para aperfeiçoar essa ação é fundamental para a empresa, e foi pensando nisso que desenvolvemos este post! Continue a leitura e entenda como é feita a gestão de custos em projetos e contribua para impulsionar os seus resultados!

O que é a gestão de custos em projetos?

As atividades gerenciais são imprescindíveis para a sobrevivência do negócio, principalmente, diante da grande competitividade no mercado. Dessa forma, ter atividades planejadas e executadas com precisão é muito importante para alcançar os objetivos com solidez.

Nesse contexto, a gestão de custos em projetos é um conjunto de atividades gerenciais que têm o objetivo de planejar, controlar, fazer estimativas e monitorar as despesas de todas as atividades necessárias no ciclo de vida de um projeto. Em outras palavras, é um gerenciamento inteligente, que busca o equilíbrio entre custos e investimentos, com a seguinte finalidade:

• organizar o orçamento do projeto;
• alocar os recursos corretamente;
• fazer a previsão de demandas e estimar custos;
• analisar indicadores e dados estatísticos;
• diminuir o risco de perdas;
• reduzir custos;
• fazer o cálculo dos recursos necessários para as atividades.

Qual o papel da gestão de custos no gerenciamento de projetos?

A gestão de projetos é um conjunto de atividades que controlam e direcionam as questões administrativas e operacionais. É o gerenciamento necessário para executar o projeto de acordo com o planejado, com ações executadas em harmonia com os objetivos pré-estabelecidos.

Nesse sentido, a gestão de custos é primordial e um dos pilares para que tudo dê certo, pois a falta de controle pode causar problemas irreversíveis. Ou seja, seu papel é, justamente, garantir a saúde financeira do projeto para entregar resultados conforme a expectativa do cliente.

Quais os processos para gerenciar custos em projetos?

A gestão de custos é um processo sistêmico, e para ser bem sucedido, precisa contar com etapas executadas com precisão. Isso significa que os gestores devem ter disponíveis metodologias que facilitam o trabalho e, nesse momento, a tecnologia é uma grande aliada.

A seguir, você vai entender quais os principais processos para gerenciar os custos dos seus projetos com excelência!

Planejamento

O planejamento é aquele tipo de atividade indispensável para muitos aspectos da vida profissional, e nesse caso, é a etapa inicial da gestão de custos. Estão compreendidos, aqui, todos os levantamentos necessários e a identificação dos recursos necessários para concluir o projeto.

Além disso, o planejamento também estabelece os objetivos em curto, médio e longo prazo, assim como as ações para alcançá-los. Por isso, é uma etapa que exige a presença de toda a equipe, tanto os responsáveis pela gestão administrativa, quanto operacional e direção.

Algumas das atividades que não podem faltar no planejamento da gestão de custos do projeto são:

• definição do planejamento estratégico;
• estimativa de gastos fixos e variáveis;
• detalhamento das atividades do projeto;
• análise de viabilidade;
• materiais, insumos e recursos necessários;
• definição do orçamento geral para o projeto;
• estimativa de custos.

Controle

A melhor maneira para alcançar os objetivos gerenciais é pelo monitoramento contínuo das atividades. Esse aspecto permite que os gestores avaliem se as ações executadas estão acontecendo de acordo com o previsto no planejamento.

Sendo assim, o controle de custos é um processo indispensável e deve acontecer rigorosamente, registrando e analisando minuciosamente todas as despesas. Ou seja, é um rastreamento que contribui para elevar o desempenho financeiro e melhorar o gerenciamento de custos do projeto.

Revisões periódicas

Outro processo relevante para promover a eficiência da gestão de custos são as revisões periódicas. Essa etapa tem o objetivo semelhante ao de uma auditoria, ou seja, analisar criteriosamente todas as ações realizadas dentro de determinado período e escopo.

Diante disso, a revisão programada periodicamente é uma forma de avaliar o desempenho, por meio da análise de indicadores e métricas. Assim, os gestores podem identificar pontos que estão indo bem e os que precisam melhorar, aplicando estratégias certas.

Comunicação com a equipe

A forma como a equipe atua é decisiva para o sucesso de qualquer metodologia de gestão, especialmente, quando o assunto são os custos. Por isso, todos os gestores devem estar alinhados com os objetivos do negócio, com um bom clima organizacional.

Em outras palavras, é preciso garantir toda a estrutura necessária para o trabalho, além de uma boa comunicação entre os departamentos da empresa. Dessa maneira, é possível elevar a eficácia da gestão e ter resultados mensuráveis.

Como o sistema NetSuite pode ajudar nessa gestão?

A tecnologia é muito importante para facilitar o trabalho da gestão, tornando tarefas complexas em algo simples e prático. São recursos imprescindíveis para elevar a eficiência e não devem faltar para empresas que desejam agregar diferenciais e se destacar no mercado.

Para tanto, o sistema NetSuite é a melhor alternativa para ter funcionalidades tecnológicas e de alto desempenho. O sistema permite que você desenvolva um gerenciamento integrado e rigoroso da contabilidade dos seus projetos, de forma intuitiva e automatizada.

Além disso, o módulo de gestão de projetos do NetSuite oferece recursos para entender os reais custos para uma visão detalhada da rentabilidade. Ou seja, proporciona soluções modernas e inovadoras para ter resultados capazes de contribuir para o crescimento e sucesso na empesa.

Uma ferramenta incrível para ter produtividade da equipe e processos gerenciais automatizados, com toda comodidade e dados apresentados de forma centralizada. Sobretudo, com a segurança de dados armazenados em nuvem e a mobilidade para acesso de onde estiver.

Como você percebeu neste artigo, a gestão de custos é primordial para executar projetos com alta qualidade e lucratividade. Afinal, é uma estratégia importante para otimizar os recursos e investir em formas para elevar a experiência dos seus clientes.

Gostou do post? Se você deseja modernizar a gestão da sua empresa para ter alta performance e resultados cada vez melhores, entre em contato conosco! Saiba como podemos ajudar a alcançar seus objetivos!

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No entanto, você deve acrescentar à sua lista de afazeres um dever de casa tributário: cumprir com as obrigações acessórias junto à Receita Federal e aos órgãos de controle estaduais e municipais!

Ou seja, além de fazer o bem e ajudar o poder público, as instituições sem fins lucrativos ainda precisam ficar em dia com o Fisco. É importante lidar com esse assunto para não deixar que as multas e autuações atrapalhem seu trabalho beneficente.

A boa notícia é que estamos aqui para ajudar você. Quer ficar em ordem com o Leão? Então leia nosso post!

O que são as obrigações acessórias?

Antes de mais nada, é necessário entender o que são as obrigações principais. Por isso, saiba que elas são exigências do CTN (Código Tributário Nacional) a cada vez que uma atividade passível de tributação acontece. Todas as operações que acarretam o pagamento de impostos devem ser declaradas ao órgão fiscalizador (federal, estadual ou municipal) por meio das obrigações principais.

Mas, como funciona com as ONGs, que podem ser isentas ou imunes à cobrança de impostos? Bem, elas devem comunicar a realização do fato gerador de tributos, ainda que não precisem pagar por ele. Por exemplo: imagine que sua entidade venda produtos isentos. Apesar de não serem tributáveis, essas vendas têm que ser declaradas. Desse modo, é preciso emitir nota e informar o valor angariado à Receita.

Ou seja, as obrigações principais se referem ao pagamento dos tributos. Por sua vez, as obrigações acessórias são documentos com informações sobre as suas operações. Além disso, é importante ter a consciência de que os órgãos de controle tributários e o Ministério Público são muito rigorosos com as ONGs. Afinal, ao serem contempladas com isenções e incentivos, as entidades recebem um certo privilégio, que deve ser monitorado.

 Quais são as obrigações acessórias das ONGs?

Sabemos que as ONGs são extremamente importantes no nosso país, principalmente nos quesitos Saúde, Assistência Social e Educação. Contudo, mesmo diante desse papel indiscutível, essas instituições têm uma série de obrigações acessórias para declarar. Na verdade, em alguns casos, essas exigências são até mais volumosas do que as feitas para empresas privadas.

Nesse quadro, inúmeras entidades estão procurando soluções de ponta para fazer seus controles e otimizar seus processos. Veja a seguir as obrigações acessórias mais comuns para ONGs.

Escrituração Contábil Fiscal (ECF)

Todas as pessoas jurídicas — inclusive as isentas ou imunes — devem entregar a ECF, uma declaração digital dos impostos gerados. Esse documento será integrado ao ambiente SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Em outras palavras, a ECF é um arquivo virtual com dados sobre tributos. Ela precisa ser assinada digitalmente pela empresa ou entidade para ter validade jurídica.

Escrituração Contábil Digital (ECD)

Já a ECD é uma das obrigações acessórias sobre contabilidade. Nesse caso, ela veio para suceder os antigos livros contábeis físicos e suas demonstrações. Assim, na ECD, a ONG deve mencionar suas movimentações diárias, balanços, notas e considerações, demonstrativos de desempenho, entre outros dados.

Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)

Por sua vez, a DCTF é o documento no qual a entidade vai revelar ao Fisco eventuais débitos de tributos federais. Assim, todos os meses, as atividades que implicam impostos precisam ser transformadas em DCTFs.

Agora, no caso de a sua ONG não ter nenhuma tarefa nesse rol no exercício em questão, ela pode emitir a DCTF somente em janeiro do ano seguinte. Porém, quando uma instituição volta a executar ações tributáveis, o dever de entregar essa obrigação acessória todo mês volta a valer.

Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP )

Já o SEFIP, como o próprio significado da sigla já diz, contém dados sobre INSS e FGTS apurados pela entidade em determinado período. O SEFIP traz informações previdenciárias a respeito dos eventuais trabalhadores em ONGs: merendeiros, médicos, secretários, monitores e por aí vai.

Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

A RAIS é mais um compromisso fiscal das instituições sem fins lucrativos. Desse modo, nessa declaração, a entidade deve listar seus gastos com folha de pagamento. Na verdade, essa obrigação acessória também é exigida da iniciativa privada.

 Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged)

O fornecimento de dados do Caged encerra nossa lista de exemplos de obrigações acessórias para ONGs. Nesse caso, trata-se de uma imposição que deve ser cumprida todos os meses em que a entidade contratar ou demitir alguém. Um detalhe importante: as entidades com inscrições municipais e estaduais estão sujeitas a outras obrigações acessórias, como o envio de notas fiscais eletrônicas.

Por que as ONGs devem providenciar as obrigações acessórias?

Manter as declarações em dia é importante para a reputação da entidade. Afinal, isso sinaliza transparência no uso das verbas. Porém, há outros motivos: erros podem acabar em multas, autuações e dívidas tributárias.

Por mais que as ONGs não tenham fins lucrativos, a redução de custos é sempre bem-vinda. Nesse sentido, é melhor fazer a contabilidade e as obrigações tributárias corretamente. Do contrário, as despesas certamente serão maiores.

Outra razão é conquistar mais doações e, dessa forma, poder expandir o trabalho. Lembre-se de que, assim como as empresas privadas precisam convencer investidores, as instituições têm que fazer o mesmo com os patrocinadores e apoiadores.

Nesse cenário, se a ONG não cumpre com as obrigações acessórias, como vai demonstrar que faz uma gestão de dados eficiente? Ou seja, todo esse contexto deve ser colocado na balança.

É possível calcular impostos automaticamente de forma simples?

Sim, isso é viável com o sistema em nuvem NetSuite. Temos como solução um poderoso motor de cálculo tributário, com o qual as ONGs obtêm proteção de dados e velocidade. Além disso, esse recurso passa por atualizações constantes em relação à lei em vigor. Como resultado, ninguém mais vai precisar ajustar manualmente as regras fiscais. Em outras palavras, com essa ferramenta, o trabalho diário de consultas às normas tributárias acaba.

Além disso, podemos oferecer por meio do NetSuite muitas outras respostas para o dia a dia das ONGs: diminuição nos custos, rápida implementação e uma vasta diversidade de funções. E não há a necessidade de grandes investimentos em upgrades do sistema. Sua ONG terá à disposição a versão mais moderna do software sem custos extras. Tudo isso com o melhor das soluções em nuvem! Veja mais!

Mobilidade e integração

Contamos ainda com a convergência de todos os partners em única plataforma, o que torna a comunicação integrada e fluída. Assim, de qualquer lugar do mundo, um voluntário ou gestor pode entrar no software e abastecê-lo com os dados cruciais para a rotina. Isso afeta toda a gestão, inclusive o cumprimento das imposições do Fisco.

Automatização dos processos financeiros

Com o NetSuite, é possível fazer a automatização dos processoscontábeis das entidades. Assim, nessa plataforma, o usuário recebe uma ampla visão instantânea de despesas e arrecadações.

Com esse recurso, a gestão é automatizada, sem perder nenhum detalhe sobre as movimentações financeiras e administrativas. Além disso, a solução apresenta indicadores de desempenho sobre custos, doadores e doações.

Maior transparência e credibilidade

Essas ferramentas podem acelerar o engajamento digital, proporcionando novos doadores e maior credibilidade junto à sociedade. Afinal, com as operações financeiras em dia e as finanças fluídas, existe um impacto positivo na imagem da ONG. Afinal, ela se mostra muito mais transparente na questão de seus dados, operações e custos.

As ONGs devem se preocupar em cumprir suas obrigações acessórias. Assim, elas ficam livres de problemas com o Fisco e ampliam sua credibilidade. Para isso, o suporte tecnológico pode ser de grande ajuda. Com ele, fica fácil resolver as questões tributárias e muitas outras. Dessa forma, vai sobrar mais tempo para se dedicar à missão e às pessoas que dependem da sua entidade.

Quer saber mais? Então entre em contato conosco!

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A boa notícia é que a tecnologia voa mais rápido que as adversidades. Ou seja, ela informatiza processos, promove a integração dos partners — funcionários, investidores, clientes e prestadores de serviços etc. — e faz interpretação analítica de dados.

Entretanto, como encontrar a solução ideal? Nossa sugestão é apostar no potencial inovador somado à tradição. Nesse sentido, que tal conhecer sistemas de CRM (Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente), de ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial), entre outras soluções?

Então, veja 5 ferramentas avançadas de gestão administrativa da plataforma Microsoft 365! E mais: você ganha um bônus ao fim do post, com dicas para implementação, sustentação e desenvolvimento de módulos exclusivos.

Fique conosco e mude a rotina da sua empresa!

1. Microsoft Planner

O Microsoft Planner é perfeito para a gestão de projetos. Com esse robusto software, você atribui missões e responsabilidades e consegue monitorar todos os prazos em poucos segundos. Mais um recurso superinteressante desse programa é a atualização automática de status das atividades repassadas ao time. Por exemplo: o sistema avisa quando elas forem concluídas, quando o prazo estourar ou mesmo quando chegar perto da data limite.

Isso vai economizar boa parte do seu tempo com reuniões e e-mails cobrando seus times e fornecedores. Também, será mais rápido o seu retorno às demandas dos clientes. Outro atributo incrível do Planner é um layout visual didático, para ficar mais simples visualizar os fluxos. Também, é possível compartilhar arquivos, inclusive de modo colaborativo e instantâneo.

2. Microsoft Dynamics 365 Business Central

Já o Microsoft Dynamics 365 — Business Central é uma solução para operações mais complexas, como as atividades de médias e grandes empresas. Disponível para praticamente qualquer hardware, ele faz a administração completa do negócio.

Veja os setores que ele conecta e automatiza:

• finanças;
• contabilidade;
• marketing;
• vendas;
• administração;
• serviços,
• funções específicas de departamentos, entre outras demandas individuais do empreendimento.

Essa é uma das mais poderosas ferramentas de gestão administrativa e ainda pode ser instalada na nuvem ou localmente. Além disso, se optar pela versão in cloud, contará com a proteção e a eficiência do Microsoft Azure.

Observe algumas outras vantagens desse programa:

• reduz o tempo dos colaboradores com a mudança de um sistema para outro a toda hora, quando usamos soluções diversas;
• eleva a produtividade, automatizando tarefas e reunindo o capital humano em único ambiente virtual;
• entrega visão de 360 graus do negócio, inclusive com micro recortes;
• consome menos tempo com a aprendizagem de uso, com uma experiência de usuário bastante elogiada.

 3. Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations

Nossa terceira opção na lista de ferramentas de gestão administrativa é o Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, desenvolvido para dar suporte à escalabilidade de negócios. Assim, essa solução otimiza a gestão financeira e operacional. Com esse software, o gestor recebe insights ricos com base no histórico de dados. Além disso, a tecnologia faz previsões matemáticas, por meio de cálculos complexos. Portanto, o usuário pode enxergar novas oportunidades com mais nitidez e velocidade.

Também, os recursos para o relacionamento com clientes são um importante destaque do Finance & Operations. Ou seja, o programa ajuda a fazer abordagens personalizadas, em momentos mais pertinentes para o consumidor tomar a sua decisão. Portanto, esse programa integra a gestão de relacionamento com o cliente à sua gestão global. Isso tudo armazenado em nuvem, o que permite introduzir aplicativos específicos.

Assim, a empresa consegue implementar funções refinadas que podem contribuir para os seguintes departamentos:

• vendas;
• atendimento ao cliente;
• gestão financeira;
• trabalho de campo;
• operacional;
• estratégias de marketing;
• serviços para projetar automações.

4. Microsoft Dynamics AX

Por sua vez, o Microsoft Dynamics AX é um ERP na nuvem da Microsoft para médias e grandes empresas. Com esse sistema, a empresa ganha um acesso muito rápido ao arquivo de dados. Por essa razão, ele permite que o trabalho renda mais. Trata-se de um software que tem módulos de logística, de operações industriais, comerciais, contábeis e econômicas. Mesmo sendo um sistema muito robusto e flexível, ele tem uma interface bastante amigável, tornando a aprendizagem de uso mais veloz e fluida.

Novas oportunidades

O Dynamics AX trabalha com um gerenciamento financeiro centralizado e inteligente. Assim, a partir dele, são feitas análises incorporadas. Além disso, essa plataforma concentra normas comerciais de dezenas de nações diferentes. Assim, o usuário armazena as regras de negócio nos principais países de sua atuação em única interface. Por exemplo: o Dynamics exibe compatibilidade com a legislação de mercados de peso como Brasil, Rússia, Índia e China.

Novos produtos

Mais uma habilidade desse software é viabilizar a produção e a realização de cadeias de suprimentos, por meio de metodologias ágeis e estratégicas. Instalada em nuvem, a ferramenta também produz interpretações de números e fatos para contextualizar, em tempo real, a situação do negócio de ponta a ponta. Além disso, trata-se de uma tecnologia muito indicada para empreendimentos em expansão.

5. Microsoft Dynamics 365 Sales (CRM)

Por fim, nossas dicas de ferramentas de gestão administrativa chegam ao Microsoft Dynamics 365 Sales, uma solução criada especialmente para o relacionamento com o cliente (CRM, Client Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente). Assim, você pode criar listas de prioridades, automatizar operações e conectar colaboradores e clientes. Com base em princípios de Inteligência Artificial, o programa guia você pela mão durante o processo de fortalecer os laços com seu público.

Esse software torna mais simples e leve o cotidiano dos vendedores, reduzindo as tarefas redundantes, que exigem pouca estratégia de vendas ou poder de argumentação. Assim, podemos citar como exemplos a automação de funções como a criação de novos contatos, a delegação de tarefas e o agendamento de reuniões. O sistema ainda fornece uma abrangente percepção do faturamento e dos gastos. Mais um benefício é o uso de IA (Inteligência Artificial) para prever faturamento e desempenho.

Por que fazer a implementação com a XPTA?

Com o boom das vendas online em todos os segmentos depois da pandemia, amplificar o potencial de sistemas ERP e CRM passou para o topo da lista de prioridades da maioria dos gestores em todo o planeta. Mesmo assim, as dificuldades durante a implementação de novos sistemas ainda assustam. Sim, a transição exige paciência, planejamento e objetivos definidos. Além, é claro, de um amplo conhecimento sobre o negócio e o seu mercado.

Entretanto, o sucesso da empreitada também vai depender da ferramenta escolhida e do parceiro que vai conduzi-lo nesse processo. Nesse sentido, a XPTA é uma consultoria especializada em soluções Microsoft, com foco em superar adversidades complexas. Assim, oferecemos implementação tranquila e segura de ERP e CRM do Microsoft Dynamics 365.

Integração e personalização

O know how em produtos Microsoft não é o único diferencial que a XPTA entrega para você. Também customizamos as funções das ferramentas de gestão administrativa de acordo com suas necessidades. Isso mesmo! Desse modo, o software vai rodar com total sincronia ao contexto do seu negócio, podendo crescer com ele ao longo do tempo.

Assim, podemos criar complementações exclusivas como:

•  dashboard com os KPIs que mais interessam à sua realidade;
•  integração com fornecedores, bancos, apps, sistemas legados ou departamentais etc.;
•  adição e alteração de relatórios.

Sustentação

Também, prestamos serviços de manutenção das plataformas de ERP e CRM da Microsoft. Para você entender melhor, é como as intervenções periódicas que fazemos em um automóvel. Desse modo, para que a solução rode com fluidez e ritmo, as manutenções preventivas são fundamentais. Contudo, não é só isso. Quando surgir um bug ou uma pane, você também terá de recorrer a um parceiro confiável e competente. E nós estaremos lá para ajudar você!

Portanto, as ferramentas de gestão administrativa avançadas da Microsoft podem resolver seus problemas operacionais, de gerenciamento financeiro, de relacionamento com clientes e muito mais! Além disso: elas automatizam seu fluxo de trabalho, dando mais tempo e energia para focar no crescimento.

Quer saber como resolver seus maiores problemas de TI? Então, venha conhecer a XPTA agora mesmo!

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