Entretanto, nem todos os administradores entendem a relevância do assunto e acabam prejudicando o crescimento de suas empresas. Se você não sabe do que se trata a gestão de dados e como ela impacta no desenvolvimento de uma organização, então leia este conteúdo para se aprofundar no assunto!

O que é gestão de dados e qual a sua importância?

Organização, análise ou gestão de dados é um conjunto de processos que organizam e mantêm as informações da empresa de forma que atenda às necessidades dos gestores. Alguns procedimentos que podem fazer parte do conceito são coletar, validar, armazenar, proteger, analisar e transformar os dados. Fazer essas atividades aprimora diferentes aspectos de um negócio, como a tomada de decisão, detecção de oportunidades e volume de vendas.

Processo de tomada de decisão

A gestão de dados permite que o gestor analise de forma mais aprofundada o desempenho das áreas de vendas e marketing. Ele será capaz de identificar erros ou gargalos nas operações desempenhadas pelos colaboradores e tomar as melhores decisões para solucioná-los, potencializando a motivação e a produtividade da equipe.

Aproveitamento de novas oportunidades

Com uma melhor coleta, organização e análise dos dados, a empresa tem informações mais detalhadas sobre seus clientes, mercado de concorrentes e suas próprias operações. Assim, ela encontra novas oportunidades e pode elaborar um bom planejamento para aproveitar delas.

Maximização das vendas

Entre os dados que são gerenciados está o perfil, as preferências e as mudanças no comportamento dos clientes. Essas informações permitirão que o setor de marketing e os gestores consigam elaborar estratégias mais eficientes para precificar seus produtos, melhorar a experiência do consumidor, aumentar seu engajamento com a marca e outras ações que aumentam as vendas.

Há relação entre gestão de dados, crescimento da empresa e atração de investimentos?

Entre as utilidades mais marcantes de uma boa gestão de dados está a obtenção de novos investimentos, seja para uma empresa já consolidada no mercado, uma que está em crescimento ou uma startup. Os investidores buscam saber como está o lucro e o potencial desenvolvimento de uma startup antes de fazer investimento em um negócio. Isso acontece porque eles não querem investir seus recursos apenas em promessas e, sim, em dados e informações que demonstrem a capacidade do negócio de gerar resultados.

A gestão de dados envolve documentos contábeis e financeiros, como:

• balanços patrimoniais (BP);
• demonstração de fluxo de caixa (DFC);
• demonstração de valor adicionado (DVA);
• demonstração do resultado de exercício (DRE);
• demonstração dos lucros ou prejuízos acumulados (DLPA);
• lucro antes de juros, impostos, depreciações e amortizações (LAJIDA);
• balanços financeiros; entre outros.

Investidores analisarão esses dados e saberão se o negócio tem lucros, se está em crescimento, quanto capital será preciso alocar na empresa e quando esse investimento será pago. Mesmo que a organização não dê resultados positivos no momento, por exemplo, um investidor poderá verificar que ela tem potencial para se tornar uma grande organização.

Normalmente, esse indivíduo não aloca somente recursos financeiros, mas também oferece know-how (saber fazer ou conhecimento técnico) para que ela alcance sucesso no mercado. Por isso, investir em uma gestão de dados é relevante tanto para a obtenção de capital como apoio para desenvolvimento da empresa.

Como otimizar o processo de gestão de dados?

A adoção da gestão de dados deve ser feita com a aplicação de determinadas técnicas para que ela seja bem-sucedida, eficiente e condizente com as necessidades e objetivos do negócio.

Transforme a cultura organizacional

Primeiro, é necessário implementar uma cultura corporativa voltada para dados. Como serão os colaboradores quem realizarão o processo no campo prático, eles precisam entender a importância dessa gestão. Na prática, o administrador toma medidas como:

• encontre talentos: são pessoas que se identificam com os objetivos e a missão da empresa e têm habilidade ou experiência em análise de dados;
• fazer um bom onboarding: apresentar aos novos funcionários como funciona o processo de gestão de dados, as ferramentas usadas e outras informações relevantes;
• efetue treinamentos: crie guias e invista em treinamentos, cursos, workshops e outras formas de aprimorar o conhecimento dos funcionários sobre a prática da gestão de dados;
• melhorar a comunicação: mantenha um canal de comunicação direto e fácil para que os funcionários solucionem suas dúvidas relacionadas à gestão de dados.

Use a mobilidade

Ao contratar uma tecnologia que auxilia a gestão de dados, verifique se ela oferece uma infraestrutura na nuvem, ou seja, os documentos são armazenados nos servidores da empresa fornecedora.

Isso permitirá que o gestor e os colaboradores acessem os dados a qualquer lugar, horário e dispositivo — computador, tablet, smartphone ou notebook —, basta ter uma conexão à internet. A mobilidade também permitirá a realização de um trabalho à distância mais eficiente, necessário para desenvolvimento da empresa no momento pós-pandemia.

Essa vantagem é maximizada quando o sistema de gestão (ERP) usa a infraestrutura de uma organização grande e altamente confiável, como empresas que oferecem soluções Microsoft, já que há maior segurança e estabilidade.

Mantenha seus dados atualizados

Conforme a empresa desempenha suas atividades, a quantidade de clientes, produtos vendidos, serviços prestados e outras informações se alteram, por essa razão, é fundamental manter os dados e os relatórios sempre atualizados. Esse ato também é importante para que o gestor ou um potencial investidor vejam o crescimento ou as mudanças na empresa com o decorrer do tempo.

Invista na integração de dados

Integrar os dados consiste em usar tecnologias que fazem com que as áreas da empresa, seus parceiros e fornecedores troquem informações automaticamente. Essa qualidade evitará falhas na inclusão de dados no sistema — já que a digitação manual é suscetível a erros — e elimina a necessidade de os colaboradores realizarem essa operação, o que permite que eles se concentrem em atividades que agreguem mais valor à empresa.

Receba uma boa consultoria empresarial

Pode-se garantir o sucesso da implantação da gestão de dados com uma boa consultoria empresarial — como a XPTA. Basicamente, ao escolher um sistema, verifique se a fornecedora também oferece serviços de consultoria, que deve incluir:

• estudo das características da empresa;
• indicação da solução que melhor satisfaz suas necessidades;
• manutenção do software (sustentação). Os profissionais corrigem falhas, implantam novos recursos, atualizam o sistema com novas tecnologias etc.;
• personalização do ERP de acordo com as características específicas da empresa;
• migração de ERPs, se necessário;
• autoria de implementação, que é a orientação sobre as mudanças que devem ser feitas no negócio; entre outros atos.

A gestão de dados traz vários benefícios para a rotina de uma empresa e é fundamental para que ela consiga novos investimentos e alavanque seu crescimento. Antes de contratar uma tecnologia, é preciso encontrar uma solução e um serviço de consultoria para assegurar sucesso na sua implementação.

Que tal usufruir de soluções e consultoria personalizada? Entre agora em contato conosco da XPTA!

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